Jak wygląda audyt zakupowy: krok po kroku

Punkt wyjścia: zebranie danych w jednym miejscu

Pierwszy etap audytu zakupowego to zebranie wszystkich umów, cenników i historii zamówień w jednym miejscu: u większości firm dane te są rozproszone między systemem ERP, arkuszami działu zakupów i fakturami. Samo to ćwiczenie często ujawnia rzeczy, o których zarząd nie wiedział: zdublowane umowy z dostawcami tej samej kategorii, umowy, które formalnie wygasły, ale nadal są rozliczane po starych stawkach, albo dostawców, z którymi współpraca faktycznie się nie opłaca.

Etap 2: zestawienie wolumenu z progami rabatowymi

Większość umów zakupowych zawiera progi rabatowe powiązane z wolumenem zamówień: im więcej firma kupuje, tym niższa powinna być cena jednostkowa. Problem w tym, że firmy rosną szybciej niż renegocjują te umowy. Audyt zestawia rzeczywisty wolumen zamówień z ostatnich 12-24 miesięcy z progami zapisanymi w umowie, żeby sprawdzić, czy firma dawno przekroczyła próg uprawniający do wyższego rabatu, a nadal płaci według starej stawki.

Etap 3: benchmark rynkowy

Zestawienie wewnętrznych danych to dopiero połowa audytu. Drugą jest porównanie stawek płaconych przez firmę z aktualnymi ofertami rynkowymi dla tej samej kategorii zakupów i podobnego wolumenu. Bez tego punktu odniesienia trudno stwierdzić, czy stawka jest po prostu wynikiem długoletniej relacji z dostawcą, czy realnie odbiega od tego, co oferuje rynek.

Etap 4: analiza warunków umowy, nie tylko ceny

• Terminy płatności: różnica między 30 a 60 dniami wpływa bezpośrednio na kapitał obrotowy.

• Mechanizmy indeksacji cen i to, jak często są stosowane.

• Kary umowne i okresy wypowiedzenia.

• Klauzule dotyczące jakości i terminowości dostaw.

Etap 5: priorytetyzacja i rekomendacje

Dobry audyt zakupowy nie kończy się raportem na kilkadziesiąt stron, tylko listą konkretnych działań uszeregowaną według potencjału finansowego i łatwości wdrożenia. Zwykle najszybciej wdraża się zmiany tam, gdzie różnica między obecną a rynkową stawką jest największa, a ryzyko operacyjne zmiany jest najmniejsze.

Audyt sam w sobie nie obniża żadnego kosztu. Robi to dopiero rozmowa z dostawcą, która następuje po nim.

Przykład z praktyki

W jednej z realizacji Grevo firma dystrybucyjna urosła z czterech do jedenastu oddziałów w pięć lat, ponad dwukrotnie zwiększając przychody, ale nigdy nie wracając do renegocjacji umów ramowych z kluczowymi dostawcami. Audyt trzech lat historii zamówień u ośmiu kluczowych dostawców wykazał, że przy sześciu z nich firma od dawna przekroczyła próg uprawniający do wyższego rabatu. Renegocjacja przyniosła średni wzrost rabatu o 2,1 punktu procentowego, co przy ówczesnym wolumenie zakupów dało około 1,8 mln zł oszczędności rocznie, a dodatkowo jednorazowo uwolniło około 4,5 mln zł kapitału obrotowego dzięki ujednoliceniu terminów płatności.