Audyt kosztów floty transportowej: na co zwrócić uwagę

Dlaczego koszt na kilometr to zły punkt startowy

Firmy transportowe najczęściej patrzą na jedną liczbę: koszt na kilometr. Problem w tym, że ta liczba jest sumą kilku niezależnych od siebie kosztów, i wzrost jednego z nich łatwo ukrywa spadek innego. Zanim zacznie się szukać oszczędności, trzeba rozbić ją na paliwo, serwis i naprawy, ubezpieczenie, amortyzację oraz pracę kierowców. Dopiero na tym poziomie widać, który element realnie odbiega od rynku, a który jest po prostu wynikiem specyfiki tras.

Cztery obszary, które audyt sprawdza osobno

• Koszty paliwa: zużycie na trasę względem floty referencyjnej, warunki umowy paliwowej, rabaty od wolumenu.

• Serwis i naprawy: stawka roboczogodziny, marża na częściach, próg rabatowy przeliczony na aktualną liczbę pojazdów.

• Stawki u klientów: kiedy ostatnio aktualizowane, czy odzwierciedlają dzisiejsze koszty operacyjne.

• Puste przebiegi: jaki procent tras nie generuje przychodu i dlaczego.

Jak sprawdzić, czy stawki u klientów są aktualne

Stawki rozliczane z klientami mają tendencję do zamrażania się na dłużej niż koszty, które mają pokrywać. Umowa podpisana kilka lat temu rzadko jest aneksowana inaczej niż o wskaźnik inflacyjny, mimo że w tym czasie zmieniają się ceny paliwa, wynagrodzenia kierowców i stawki ubezpieczeń. Prosty test: zestaw datę ostatniej realnej renegocjacji (nie samego aneksu inflacyjnego) z aktualnym kosztem na kilometr. Jeśli różnica przekracza rok czy dwa, są duże szanse, że część floty jeździ poniżej opłacalności.

Puste przebiegi: ile to kosztuje naprawdę

Pusty przebieg to kilometry, za które nikt nie płaci, ale które kosztują dokładnie tyle samo co kilometry z ładunkiem: paliwo, czas kierowcy, zużycie pojazdu. W jednej z realizacji Grevo w branży transportowej udział pustych przebiegów sięgał 22% przy rocznym przebiegu floty rzędu blisko 3 mln km, podczas gdy przy lepszym planowaniu tras i ładunkach powrotnych osiągalny poziom to zwykle 10-12%. Różnica między tymi wartościami, przemnożona przez koszt na kilometr, to realna, policzalna kwota, którą widać dopiero po rozbiciu danych na trasy, nie na sumaryczny przebieg floty.

Największym zaskoczeniem nie jest zwykle jeden duży błąd, tylko suma kilku małych, które nikt wcześniej nie zestawił obok siebie.

Jak wygląda proces audytu floty

Punktem wyjścia jest zawsze pełna historia tras i kosztów z ostatnich 12 miesięcy, nie próbka, bo sezonowość potrafi zniekształcić wnioski. Dane porównuje się z aktualnymi ofertami rynkowymi dla umów paliwowych i serwisowych, a trasy analizuje pod kątem realnego wykorzystania i przebiegów bez ładunku. Dla floty rzędu 20-30 pojazdów taki proces trwa zwykle od trzech do sześciu tygodni, w zależności od tego, jak uporządkowane są dane wejściowe.

Co zrobić z wynikami

Audyt kończy się listą konkretnych działań, uszeregowanych według potencjału finansowego i łatwości wdrożenia, nie raportem, który zostaje w szufladzie. W praktyce najszybciej wdraża się zmiany w planowaniu tras i renegocjację umowy paliwowej, wolniej idą rozmowy z klientami o aktualizacji stawek, bo te wymagają przygotowania i czasu. Dobrze poprowadzony audyt daje jednak konkretny punkt odniesienia do każdej z tych rozmów, zamiast opierać je na przeczuciu.