Audyt kosztów w firmie handlowej: na co patrzeć przy szybkim wzroście

Dlaczego wzrost sprzedaży maskuje kurczącą się marżę

W firmie, która dynamicznie rośnie, przychody w raporcie miesięcznym wyglądają dobrze niemal zawsze: nowe lokalizacje i klienci nadrabiają to, co traci się na malejącej marży jednostkowej. Dopiero zestawienie marży operacyjnej rok do roku, a nie samej wartości sprzedaży, pokazuje, że firma sprzedaje więcej, ale zarabia proporcjonalnie mniej. To zwykle pierwszy moment, w którym warto zapytać, czy umowy zakupowe faktycznie nadążają za skalą.

Umowy zamrożone na wcześniejszym etapie rozwoju

Umowy ramowe z kluczowymi dostawcami podpisuje się zwykle raz, na wczesnym etapie współpracy, z progami rabatowymi dopasowanymi do ówczesnego wolumenu. Kiedy firma rośnie (dokłada oddziały, zwiększa liczbę klientów, poszerza asortyment), wolumen zamówień u tych samych dostawców rośnie razem z nią, ale umowa zostaje bez zmian, bo nikt formalnie nie wraca do jej renegocjacji. W rezultacie firma może kupować trzy razy więcej niż na starcie współpracy, wciąż płacąc stawki sprzed lat.

Co konkretnie sprawdza audyt w takiej sytuacji

• Historię wolumenu zamówień u kluczowych dostawców za ostatnie 2-3 lata.

• Progi rabatowe zapisane w umowach i to, czy firma je przekroczyła.

• Terminy płatności u poszczególnych dostawców i ich spójność.

• Udział poszczególnych dostawców w łącznej wartości zakupów towarowych.

Dlaczego terminy płatności są równie ważne co cena

Przy szybkim wzroście firma handlowa potrzebuje kapitału obrotowego na finansowanie rosnących zapasów i należności, a terminy płatności u dostawców bezpośrednio na to wpływają. Różnica między 30 a 60 dniami płatności przy rocznych zakupach na poziomie kilku milionów złotych to realna, jednorazowa kwota kapitału, którą można uwolnić bez negocjowania ani grosza obniżki ceny.

Firma, która rośnie, rzadko ma czas wrócić do umów, które ją kiedyś uruchomiły, a to właśnie one najczęściej zjadają dzisiejszą marżę.

Przykład z praktyki

W jednej z realizacji Grevo firma dystrybucyjna urosła z czterech do jedenastu oddziałów w pięć lat, więcej niż dwukrotnie zwiększając przychody, napędzana nowymi lokalizacjami i rosnącą bazą klientów, nie renegocjacjami warunków zakupowych. Audyt wykazał, że przy sześciu z ośmiu kluczowych dostawców firma od dawna przekroczyła progi rabatowe zapisane w umowach. Renegocjacja przyniosła średni wzrost rabatu o 2,1 punktu procentowego (ok. 1,8 mln zł oszczędności rocznie) oraz ujednolicenie terminów płatności do 60 dni u wszystkich kluczowych dostawców, jednorazowo uwalniając około 4,5 mln zł kapitału obrotowego.