Podatki w firmie w 2026 roku: co się zmieniło i gdzie firmy najczęściej przepłacają

KSeF: zmiana, która dotyczy procesów, nie stawek

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy VAT muszą odbierać faktury przez Krajowy System e-Faktur, a największe firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku) także je w nim wystawiać. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania objął pozostałe firmy. Najmniejsi podatnicy, u których wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, mają wyjątek do końca roku, ale tracą go w miesiącu, w którym ten próg przekroczą.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że za błędy w KSeF w 2026 roku nie będzie kar. Łatwo odczytać to jako sygnał, że można poczekać. W praktyce najwięcej problemów nie dotyczy wystawiania faktur, tylko ich odbioru: kto w firmie ma uprawnienia do systemu, jak faktura kosztowa trafia do akceptacji, jak łączy się z zamówieniem i płatnością. Jeśli dziś ktoś ręcznie pobiera faktury z KSeF i przesyła je mailem do działu, który je akceptuje, to ten proces zacznie kosztować w 2027 roku, gdy wejdą kary, a liczba faktur urośnie.

Forma opodatkowania: decyzja, którą warto przeliczać co roku

W 2026 roku stawki podatku dochodowego się nie zmieniły: skala podatkowa to 12% do 120 tys. zł dochodu i 32% powyżej, z kwotą wolną 30 tys. zł, podatek liniowy to 19%, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych od 2% do 17%, a spółki płacą CIT 9% (mali podatnicy) albo 19%. Zmieniła się za to składka zdrowotna, a to ona często przesądza o tym, która forma jest tańsza. Od lutego 2026 roku minimalna miesięczna składka na skali i liniowym wynosi 432,54 zł, bo jej podstawą znów jest pełne minimalne wynagrodzenie (4806 zł), a nie 75% jak w 2025 roku.

Najczęstszy błąd to wybór formy opodatkowania raz, przy zakładaniu firmy, i niewracanie do tej decyzji przez lata. Tymczasem przy rosnących dochodach, zmianie struktury kosztów albo zatrudnieniu pierwszych pracowników rachunek może się odwrócić. Ryczałt przestaje się opłacać, gdy firma ma wysokie koszty. Liniowy traci przewagę nad skalą przy niższych dochodach i wyklucza wspólne rozliczenie z małżonkiem. A spółka z estońskim CIT ma sens tylko wtedy, gdy zysk rzeczywiście zostaje w firmie.

Formę opodatkowania na dany rok zmienia się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma osiągnęła pierwszy przychód w roku, czyli w większości przypadków do 20 lutego. Dlatego rachunek na 2027 rok warto zrobić teraz, na danych z trzech kwartałów, a nie w lutym, w pośpiechu.

Projekty zmian na 2027 rok: co obserwować

W sierpniu 2026 roku rząd skierował do konsultacji projekt nowelizacji ustaw o podatkach dochodowych. Zakłada on między innymi nowy, pośredni próg na skali podatkowej (12% do 130 tys. zł, 24% od 130 do 150 tys. zł i 32% powyżej), obniżenie limitu przychodów uprawniającego do ryczałtu z 2 mln euro do 250 tys. euro oraz 22% CIT dla największych firm, z przychodami powyżej 50 mln euro. Osobny projekt przewiduje wydłużenie ulgi na robotyzację o 10 lat i likwidację ulgi na ekspansję.

To na razie projekty, nie obowiązujące przepisy, i ich kształt może się jeszcze zmienić. Warto je jednak uwzględnić w planowaniu. Firma na ryczałcie z przychodem w okolicach 1–2 mln zł powinna już teraz policzyć, jak wyglądałyby jej podatki na liniowym albo w spółce, a firma planująca ekspansję zagraniczną w 2027 roku sprawdzić, czy nie opłaca się przyspieszyć części wydatków.

VAT i płynność: podatek neutralny, który kosztuje

VAT formalnie nie jest kosztem firmy, ale realnie obciąża jej płynność. Podatek od sprzedaży trzeba wpłacić niezależnie od tego, czy klient zapłacił fakturę. Przy terminach płatności 60 czy 90 dni firma przez dwa lub trzy miesiące kredytuje budżet państwa z własnych pieniędzy. Do tego dochodzi mechanizm podzielonej płatności: przy fakturach powyżej 15 tys. zł brutto za towary i usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT część wpływów trafia na rachunek VAT, z którego nie da się swobodnie korzystać.

Warto sprawdzić trzy rzeczy: czy firma korzysta z ulgi na złe długi przy fakturach, których klienci nie płacą, czy składa wnioski o uwolnienie środków z rachunku VAT, gdy saldo rośnie, i czy terminy płatności u klientów są zsynchronizowane z terminami u dostawców. Mniejsze firmy powinny też pamiętać, że od 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 tys. zł, a nie 200 tys. zł.

Samochody firmowe: nowe limity od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku limit, do którego wydatki na samochód osobowy są kosztem podatkowym, zależy od emisji CO2. Dla aut emitujących co najmniej 50 g CO2/km (w praktyce spalinowych i większości zwykłych hybryd) to 100 tys. zł, dla aut poniżej tego progu (głównie hybryd plug-in) 150 tys. zł, a dla samochodów elektrycznych i wodorowych 225 tys. zł. Wcześniej ogólny limit wynosił 150 tys. zł.

W przypadku kupionych aut nowe limity dotyczą samochodów wprowadzonych do ewidencji od 2026 roku. Przy leasingu jest inaczej: Ministerstwo Finansów potwierdziło, że nowe limity obejmują wszystkie raty płacone od 1 stycznia 2026 roku, także w umowach podpisanych wcześniej. Firma, która w 2024 roku wzięła w leasing spalinowy samochód za 150 tys. zł, od tego roku zaliczy do kosztów mniejszą część rat. Przy flocie kilkunastu aut różnica w podatku jest odczuwalna.

Gdzie firmy najczęściej przepłacają

• Nieprzeliczona forma opodatkowania: firma działa na formie wybranej przy zakładaniu działalności, choć dochód i koszty zmieniły się od tego czasu kilkukrotnie.

• Niewykorzystane ulgi: ulga B+R, IP Box (5% podatku od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej), ulga na robotyzację czy na prototyp. Najczęstszą przeszkodą nie jest brak uprawnień, tylko brak ewidencji kosztów prowadzonej od początku roku.

• Koszty bez dokumentów: wydatki, które nie trafiają do księgowości, bo faktura przyszła na prywatny adres albo nikt jej nie przekazał.

• Zamrożona gotówka: środki na rachunku VAT, nieodzyskany VAT od nieściągalnych należności, nadpłaty, o których zwrot firma nie wystąpiła.

• Flota bez analizy: samochody i leasingi, których rozliczenie podatkowe zmieniło się w 2026 roku, a nikt nie sprawdził, czy obecny model finansowania nadal ma sens.

Co zrobić przed końcem 2026 roku

1. Przelicz obciążenia podatkowe i składkowe na 2027 rok w co najmniej dwóch wariantach formy opodatkowania, uwzględniając projektowane zmiany.

2. Przetestuj pełny obieg faktury kosztowej w KSeF: od odbioru, przez akceptację, do płatności i księgowania. Kary za błędy obowiązują od 2027 roku.

3. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność zarejestrowaną w CEIDG przed 2025 rokiem, sprawdź, czy masz adres do doręczeń elektronicznych. Termin to 1 października 2026 roku.

4. Zrób przegląd floty i umów leasingowych pod kątem nowych limitów.

5. Zdecyduj, czy w przyszłym roku firma korzysta z ulg badawczo-rozwojowych, i od stycznia prowadź dla nich osobną ewidencję kosztów.

W podatkach najwięcej pieniędzy nie ucieka przez błędy w deklaracjach, tylko przez decyzje, których nikt nie podjął na czas.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 roku. Nie zastępuje porady doradcy podatkowego: przed zmianą formy opodatkowania czy skorzystaniem z ulgi warto przeliczyć sytuację konkretnej firmy razem z księgowością.