Optymalizacja kosztów zakupowych w produkcji przemysłowej

Dlaczego koszty zakupowe rosną szybciej niż ceny surowców

Intuicyjnie wzrost kosztów zakupowych kojarzy się ze wzrostem cen na rynku surowców. W praktyce równie często, a czasem bardziej, odpowiada za niego sam proces zakupowy wewnątrz firmy: rozdrobnienie umów między wielu dostawców tej samej kategorii, brak konsolidacji wolumenu, i wielostopniowy proces akceptacji, który wydłuża czas realizacji zamówienia i zmusza do awaryjnych zakupów po cenach wyższych niż kontraktowe.

Rozdrobnione umowy: najczęstszy problem

Firma produkcyjna, która przez lata organicznie rosła, często kończy z kilkunastoma umowami na ten sam surowiec, podpisywanymi w różnym czasie i z różnymi warunkami, czasem dlatego, że dany dostawca był akurat dostępny, czasem z powodów historycznych, które dawno straciły znaczenie. Skonsolidowanie zakupów u mniejszej liczby dostawców (2-3 zamiast kilkunastu) zwykle pozwala wynegocjować rabat wolumenowy, którego żadna z pojedynczych, mniejszych umów nie mogła zaoferować.

Długi proces akceptacji zamówień kosztuje więcej, niż się wydaje

Kiedy zamówienie wewnętrzne musi przejść przez kilka etapów akceptacji, zanim trafi do dostawcy, rośnie ryzyko, że zapas skończy się, zanim zamówienie zostanie złożone, a wtedy jedynym wyjściem staje się zakup awaryjny po cenie spot, zwykle wyższej niż kontraktowa. Skrócenie tej ścieżki dla zamówień rutynowych, niskiego ryzyka, to często tańszy i szybszy sposób na oszczędności niż sama renegocjacja cen z dostawcą.

• Zmapuj obecną ścieżkę akceptacji zamówień: ile osób i etapów obejmuje.

• Wydziel kategorię zamówień rutynowych, dla których można skrócić ścieżkę.

• Porównaj liczbę dostawców na kategorię surowca z realnym wolumenem zakupów.

• Sprawdź udział zamówień awaryjnych (spot) w całości zakupów w ostatnich 12 miesiącach.

Zysk nie zniknął w jednym miejscu. Rozpłynął się między kilkunastoma umowami i czterema etapami akceptacji, których nikt nie zestawił razem.

Przykład z praktyki

W jednej z realizacji Grevo producent komponentów dla maszyn przemysłowych, zatrudniający około 135 osób, przez dwa lata zwiększył sprzedaż o ponad 20%, przy jednoczesnym systematycznym kurczeniu się marży operacyjnej. Audyt objął wszystkie umowy zakupowe powyżej 20 tys. zł rocznego wolumenu oraz pełną ścieżkę zamówienia wewnętrznego. Po konsolidacji rozdrobnionych umów z dostawcami surowców i uproszczeniu procesu akceptacji, koszty zakupowe głównych surowców spadły o 11% rok do roku, a czas realizacji zamówienia wewnętrznego skrócił się z 9 do 3 dni roboczych, niemal eliminując zamówienia awaryjne po cenach spot. Marża operacyjna wzrosła o 2,3 punktu procentowego w pierwszym pełnym kwartale po wdrożeniu.