Optymalizacja kosztów w usługach B2B: studium przypadku

Dlaczego koszty w usługach B2B są trudniejsze do zobaczenia

W firmie produkcyjnej czy handlowej koszty zakupowe widać w fakturach od dostawców, łatwo je zestawić i porównać z rynkiem. W usługach B2B duża część kosztu to zasoby, które firma już posiada i opłaca niezależnie od tego, jak intensywnie są wykorzystywane: wynajęta sala, zatrudniony personel, licencje. Nieefektywność nie pojawia się jako osobna pozycja kosztowa. Ukrywa się w wykorzystaniu tego, co już jest opłacone.

Jak zmierzyć realne wykorzystanie zasobu

Punktem wyjścia jest zestawienie dostępnego czasu (godzin, w których zasób mógłby być wykorzystywany) z czasem faktycznie wykorzystanym. Ta liczba rzadko jest śledzona systematycznie: firmy wiedzą, że mają grafik zajęć czy harmonogram pracy, ale nie zestawiają go z pełną dostępnością, więc nie widzą, ile potencjału leży odłogiem, zwłaszcza w godzinach uznawanych za mało atrakcyjne.

Umowy najmu i ubezpieczenia to nie tylko koszt operacyjny

Firmy usługowe, podobnie jak firmy z innych branż, mają tendencję do niewracania do umów najmu i ubezpieczenia po ich podpisaniu, nawet jeśli skala działalności w międzyczasie wyraźnie wzrosła. To ten sam mechanizm, który widać w renegocjacjach najmu magazynowego czy floty transportowej. Różne branże, ten sam wzorzec: umowa dobra w momencie podpisania, nieaktualizowana przez lata.

Nieefektywność w usługach rzadko wygląda jak błąd. Wygląda jak normalność, bo nikt wcześniej nie zestawił dostępności z realnym wykorzystaniem.

Przykład z praktyki

W jednej z realizacji Grevo klub sportowy działający od 12 lat, prowadzony intuicyjnie przez właściciela bez systemowego przeglądu kosztów, zgłosił się z pytaniem o rentowność głównej sali treningowej. Audyt wykazał, że sala dostępna przez około 80 godzin tygodniowo była efektywnie wykorzystywana zaledwie przez około 25 godzin, co dało obłożenie na poziomie 31%, z praktycznie martwymi godzinami porannymi. Jednocześnie umowa najmu i warunki ubezpieczenia nie były renegocjowane od kilku lat, mimo że skala działalności klubu w tym czasie wzrosła. Po reorganizacji grafiku (nowe grupy, wynajem zewnętrzny w godzinach porannych) obłożenie sali wzrosło do około 40%, a renegocjacja najmu i ubezpieczenia obniżyła koszty stałe o około 9% rocznie, bez podnoszenia cen karnetów dla obecnych członków.

Co z tego wynika dla innych firm usługowych

Ten sam wzorzec (zasób opłacany niezależnie od wykorzystania, umowa nieaktualizowana od lat) powtarza się w wielu rodzajach usług B2B: gabinetach, salach szkoleniowych, wynajmowanym sprzęcie, przestrzeniach coworkingowych. Dobra wiadomość jest taka, że poprawa rentowności w tym modelu rzadko wymaga podnoszenia cen dla klientów: częściej wystarczy lepiej wykorzystać to, za co firma już płaci.