Renegocjacja bez przeprowadzki: 640 tys. zł mniej kosztów najmu i serwisu floty rocznie

Kontekst

Klient to operator logistyczny zarządzający siecią czterech wynajmowanych magazynów w różnych regionach Polski, obsługujący firmy z branży e-commerce i FMCG. W ciągu ośmiu lat firma podwoiła skalę działania: liczba lokalizacji wzrosła z dwóch do czterech, a flota dystrybucyjna powiększyła się z około 60 do 120 pojazdów. Umowy najmu powierzchni magazynowej i umowy serwisowe floty pozostawały w tym czasie praktycznie niezmienione, aneksowane wyłącznie o wskaźnik inflacyjny.

Wyzwanie

Zarząd podejrzewał, że stawki najmu i serwisu floty odbiegają od rynku, ale nie miał czasu ani zasobów, by to systematycznie zweryfikować i jednocześnie poprowadzić rozmowy z czterema wynajmującymi oraz dwoma dostawcami serwisu floty, bez zakłócania bieżącej działalności. Firma obawiała się też, że renegocjacja skończy się utratą dogodnych lokalizacji magazynowych albo pogorszeniem relacji z dostawcami serwisu.

Co odkryliśmy

Audyt Grevo objął dwa obszary: porównanie stawek najmu w każdej z czterech lokalizacji z aktualnymi ofertami rynkowymi dla obiektów tej samej klasy, oraz szczegółową analizę umów serwisowych floty: stawki roboczogodziny, marże na częściach zamiennych, progi rabatowe. W trzech z czterech lokalizacji stawka najmu przewyższała rynek o 15–22%. Rabaty wolumenowe na serwis floty zostały ustalone przy flocie liczącej 60 pojazdów i nigdy nie zaktualizowane mimo jej podwojenia, firma płaciła tak, jakby wciąż miała połowę obecnej floty.

Co zaproponowaliśmy

Dla każdej lokalizacji i każdego dostawcy serwisu Grevo przygotowało odrębny materiał negocjacyjny z konkretnymi punktami odniesienia: stawką rynkową, ofertami kierowanymi do nowych najemców w tej samej klasie obiektu oraz wyliczeniem realnego wolumenu floty. Zespół Grevo poprowadził rozmowy z wynajmującymi i dostawcami serwisu w imieniu klienta.

Wdrożenie

Renegocjacje rozłożono na dwa etapy: najpierw umowy najmu, zsynchronizowane z najbliższymi terminami przedłużenia w poszczególnych lokalizacjach, następnie umowy serwisowe floty, renegocjowane razem z aktualizacją wolumenu pojazdów. W żadnym przypadku nie zmieniono lokalizacji magazynu ani dostawcy serwisu.

Efekt

Stawki najmu spadły średnio o 18% w trzech lokalizacjach o największym odchyleniu od rynku. W umowach serwisowych floty stawka roboczogodziny spadła o 12%, a próg rabatowy na części zamienne przeliczono na aktualny wolumen pojazdów. Łączna roczna oszczędność wyniosła około 640 tys. zł, przy zachowaniu wszystkich dotychczasowych lokalizacji i dostawców, bez przerwy w obsłudze klientów firmy.