Trzy razy większa skala zakupów, te same umowy sprzed pięciu lat

Kontekst

Przez pięć lat firma rozwijała się w tempie rzadko spotykanym w branży dystrybucyjnej. Z czterech oddziałów urosła do jedenastu, przychody zwiększyły się ponad dwukrotnie. Rozwój napędzały nowe lokalizacje i rosnąca baza klientów, a nie renegocjacje warunków zakupowych. Umowy ramowe z kluczowymi dostawcami, podpisane na wczesnym etapie wzrostu, pozostawały bez zmian.

Wyzwanie

W firmie nikt formalnie nie odpowiadał za okresowy przegląd warunków handlowych z dostawcami. Renegocjacje traktowano jako działanie doraźne. Zarząd podejrzewał, że przy obecnej skali zamówień firma powinna mieć lepsze warunki niż te wynegocjowane kilka lat wcześniej, ale nie miał danych pozwalających to policzyć dla każdego dostawcy z osobna.

Co odkryliśmy

Audyt zakupowy Grevo objął trzy lata historii zamówień u ośmiu kluczowych dostawców, odpowiadających łącznie za ok. 65% wartości zakupów towarowych firmy. Zestawienie rzeczywistego wolumenu zamówień z progami rabatowymi zapisanymi w umowach pokazało, że u sześciu z nich firma od dawna przekroczyła próg uprawniający do wyższej stawki rabatu, czasem dwu-, czasem trzykrotnie. Warunki płatności były przy tym mocno zróżnicowane między dostawcami: od 21 do 45 dni, bez związku z wolumenem czy stażem współpracy.

Co zaproponowaliśmy

Grevo przygotowało dla każdego z sześciu kluczowych dostawców osobne dossier negocjacyjne: historię wolumenu zamówień, porównanie obecnej stawki rabatowej z progiem, do którego firma faktycznie się kwalifikowała, oraz proponowany wspólny standard warunków płatności: 60 dni. Kolejność renegocjacji ułożono od dostawcy o największym udziale w zakupach do najmniejszego.

Wdrożenie

Zespół Grevo prowadził rozmowy razem z dyrektorem zakupów i zarządem, opierając argumentację wyłącznie na danych zakupowych klienta. Przy trzech największych dostawcach sam wolumen zamówień okazał się wystarczającym argumentem do przejścia na wyższy próg rabatowy. Renegocjacje sześciu umów ramowych zamknięto w ciągu pięciu miesięcy od rozpoczęcia audytu.

Efekt

Renegocjacje przyniosły średni wzrost rabatu zakupowego o 2,1 punktu procentowego u sześciu kluczowych dostawców, co przy obecnym wolumenie zakupów daje około 1,8 mln zł oszczędności rocznie. Wszyscy kluczowi dostawcy zostali przestawieni na jednolity, 60-dniowy termin płatności, co jednorazowo uwolniło ok. 4,5 mln zł kapitału obrotowego. Zaktualizowane umowy zawierają mechanizm automatycznej rewizji progów rabatowych co 12 miesięcy.