Unternehmenssteuern in Polen 2026: Was sich geändert hat und wo Unternehmen zu viel zahlen

KSeF: eine Änderung der Prozesse, nicht der Steuersätze

Seit dem 1. Februar 2026 müssen alle Umsatzsteuerpflichtigen in Polen Rechnungen über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) empfangen, und die größten Unternehmen (mit einem Umsatz von über 200 Mio. PLN im Jahr 2024) müssen sie dort auch ausstellen. Seit dem 1. April 2026 gilt die Pflicht zur Ausstellung für alle übrigen Unternehmen. Die kleinsten Steuerpflichtigen, deren Rechnungen 10.000 PLN brutto im Monat nicht übersteigen, sind bis Jahresende ausgenommen, verlieren diese Ausnahme aber in dem Monat, in dem sie die Schwelle überschreiten.

Das Finanzministerium hat angekündigt, dass es 2026 keine Sanktionen für Fehler im KSeF geben wird. Das lässt sich leicht als Signal zum Abwarten verstehen. In der Praxis betreffen die meisten Probleme jedoch nicht das Ausstellen, sondern das Empfangen von Rechnungen: Wer im Unternehmen hat Zugriff auf das System, wie gelangt eine Eingangsrechnung zur Freigabe, wie wird sie mit Bestellung und Zahlung abgeglichen? Wenn heute jemand Rechnungen manuell aus dem KSeF herunterlädt und per E-Mail an die freigebende Abteilung schickt, wird dieser Prozess 2027 Geld kosten, wenn Sanktionen greifen und die Zahl der Rechnungen wächst.

Besteuerungsform: eine Entscheidung, die man jedes Jahr neu rechnen sollte

Die Einkommensteuersätze haben sich 2026 nicht geändert: Der progressive Tarif beträgt 12 % bis 120.000 PLN Einkommen und 32 % darüber, bei einem Grundfreibetrag von 30.000 PLN; die Flat Tax liegt bei 19 %; die Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen zwischen 2 % und 17 %; Kapitalgesellschaften zahlen 9 % CIT (kleine Steuerpflichtige) oder 19 %. Geändert hat sich dagegen der Krankenversicherungsbeitrag, und gerade er entscheidet oft darüber, welche Form günstiger ist. Seit Februar 2026 beträgt der monatliche Mindestbeitrag beim progressiven Tarif und bei der Flat Tax 432,54 PLN, weil die Bemessungsgrundlage wieder der volle Mindestlohn (4.806 PLN) ist und nicht wie 2025 nur 75 % davon.

Der häufigste Fehler: Die Besteuerungsform wird einmal bei der Gründung gewählt und danach jahrelang nicht mehr überprüft. Mit steigendem Einkommen, einer veränderten Kostenstruktur oder den ersten Mitarbeitern kann sich die Rechnung jedoch umkehren. Die Pauschalsteuer lohnt sich nicht mehr, wenn das Unternehmen hohe Kosten hat. Die Flat Tax verliert bei niedrigeren Einkommen ihren Vorteil gegenüber dem progressiven Tarif und schließt die gemeinsame Veranlagung mit dem Ehepartner aus. Und eine Gesellschaft mit estnischer CIT ist nur sinnvoll, wenn der Gewinn tatsächlich im Unternehmen bleibt.

Die Besteuerungsform für ein Jahr wird bis zum 20. des Monats geändert, der auf den Monat des ersten Umsatzes in diesem Jahr folgt, in den meisten Fällen also bis zum 20. Februar. Deshalb lohnt es sich, die Rechnung für 2027 jetzt mit den Daten aus drei Quartalen aufzustellen und nicht erst im Februar unter Zeitdruck.

Geplante Änderungen für 2027: worauf man achten sollte

Im August 2026 hat die Regierung einen Entwurf zur Änderung der Einkommensteuergesetze in die Konsultation gegeben. Er sieht unter anderem eine neue mittlere Stufe im progressiven Tarif vor (12 % bis 130.000 PLN, 24 % von 130.000 bis 150.000 PLN und 32 % darüber), eine Senkung der Umsatzgrenze für die Pauschalsteuer von 2 Mio. EUR auf 250.000 EUR sowie einen CIT-Satz von 22 % für die größten Unternehmen mit einem Umsatz von über 50 Mio. EUR. Ein separater Entwurf sieht vor, die Robotisierungsförderung um zehn Jahre zu verlängern und die Expansionsförderung abzuschaffen.

Das sind bislang Entwürfe, kein geltendes Recht, und ihre endgültige Form kann sich noch ändern. In der Planung sollte man sie dennoch berücksichtigen. Ein Unternehmen mit Pauschalsteuer und einem Umsatz von rund 1–2 Mio. PLN sollte schon jetzt durchrechnen, wie seine Steuerlast mit Flat Tax oder als Gesellschaft aussähe, und ein Unternehmen, das 2027 ins Ausland expandieren will, sollte prüfen, ob es sich lohnt, einen Teil der Ausgaben vorzuziehen.

Umsatzsteuer und Liquidität: eine neutrale Steuer, die trotzdem kostet

Formal ist die Umsatzsteuer für das Unternehmen kein Kostenfaktor, sie belastet aber die Liquidität. Die Steuer auf den Umsatz muss abgeführt werden, unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Bei Zahlungszielen von 60 oder 90 Tagen finanziert das Unternehmen den Staat zwei oder drei Monate lang aus eigenen Mitteln vor. Hinzu kommt das Split-Payment-Verfahren: Bei Rechnungen über 15.000 PLN brutto für Waren und Dienstleistungen aus Anhang 15 zum Umsatzsteuergesetz landet ein Teil der Zahlungseingänge auf einem Mehrwertsteuerkonto, über das nicht frei verfügt werden kann.

Drei Dinge sollten Sie prüfen: ob das Unternehmen die Entlastung bei uneinbringlichen Forderungen für nicht bezahlte Rechnungen nutzt, ob es die Freigabe von Mitteln vom Mehrwertsteuerkonto beantragt, wenn sich dort ein Guthaben ansammelt, und ob die Zahlungsziele gegenüber Kunden mit denen der Lieferanten abgestimmt sind. Kleinere Unternehmen sollten außerdem beachten, dass die Grenze für die Kleinunternehmerbefreiung von der Umsatzsteuer seit 2026 bei 240.000 PLN liegt statt bei 200.000 PLN.

Firmenwagen: neue Grenzen ab 2026

Seit dem 1. Januar 2026 hängt die Obergrenze, bis zu der Ausgaben für einen Pkw steuerlich abzugsfähig sind, vom CO2-Ausstoß ab. Für Fahrzeuge mit mindestens 50 g CO2/km (in der Praxis Verbrenner und die meisten herkömmlichen Hybride) liegt sie bei 100.000 PLN, für Fahrzeuge unter dieser Schwelle (vor allem Plug-in-Hybride) bei 150.000 PLN und für Elektro- und Wasserstofffahrzeuge bei 225.000 PLN. Zuvor galt eine allgemeine Grenze von 150.000 PLN.

Bei gekauften Fahrzeugen gelten die neuen Grenzen für Autos, die ab 2026 ins Anlagenverzeichnis aufgenommen werden. Beim Leasing ist es anders: Das Finanzministerium hat bestätigt, dass die neuen Grenzen für alle ab dem 1. Januar 2026 gezahlten Raten gelten, auch bei früher abgeschlossenen Verträgen. Ein Unternehmen, das 2024 einen Verbrenner für 150.000 PLN geleast hat, kann seit diesem Jahr einen geringeren Teil der Raten als Kosten ansetzen. Bei einem Fuhrpark von einem Dutzend Fahrzeugen ist der Unterschied in der Steuer spürbar.

Wo Unternehmen am häufigsten zu viel zahlen

• Eine nie neu berechnete Besteuerungsform: Das Unternehmen nutzt noch die bei der Gründung gewählte Form, obwohl sich Einkommen und Kosten seitdem mehrfach verändert haben.

• Ungenutzte Förderungen: F&E-Förderung, IP Box (5 % Steuer auf Einkünfte aus qualifiziertem geistigem Eigentum), Robotisierungs- oder Prototypenförderung. Das häufigste Hindernis ist nicht die fehlende Berechtigung, sondern eine Kostenaufzeichnung, die nicht ab Jahresbeginn geführt wurde.

• Kosten ohne Belege: Ausgaben, die nie in der Buchhaltung ankommen, weil die Rechnung an eine private Adresse ging oder niemand sie weitergeleitet hat.

• Gebundene Liquidität: Guthaben auf dem Mehrwertsteuerkonto, nicht zurückgeholte Umsatzsteuer auf uneinbringliche Forderungen, Überzahlungen, deren Erstattung nie beantragt wurde.

• Ein ungeprüfter Fuhrpark: Fahrzeuge und Leasingverträge, deren steuerliche Behandlung sich 2026 geändert hat, ohne dass jemand geprüft hat, ob das aktuelle Finanzierungsmodell noch sinnvoll ist.

Was Sie vor Ende 2026 erledigen sollten

1. Berechnen Sie Ihre Steuer- und Beitragslast für 2027 in mindestens zwei Varianten der Besteuerungsform und berücksichtigen Sie dabei die geplanten Änderungen.

2. Testen Sie den gesamten Weg einer Eingangsrechnung im KSeF: vom Empfang über die Freigabe bis zu Zahlung und Buchung. Sanktionen für Fehler gelten ab 2027.

3. Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen, das vor 2025 im CEIDG registriert wurde, prüfen Sie, ob es eine Adresse für elektronische Zustellungen (e-Doręczenia) hat. Die Frist ist der 1. Oktober 2026.

4. Überprüfen Sie Fuhrpark und Leasingverträge anhand der neuen Grenzen.

5. Entscheiden Sie, ob das Unternehmen im nächsten Jahr F&E-Förderungen nutzt, und führen Sie dafür ab Januar eine gesonderte Kostenaufzeichnung.

Bei Steuern geht das meiste Geld nicht durch Fehler in Erklärungen verloren, sondern durch Entscheidungen, die niemand rechtzeitig getroffen hat.

Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und gibt die Rechtslage in Polen im September 2026 wieder. Er ersetzt keine Beratung durch einen Steuerberater: Bevor Sie die Besteuerungsform wechseln oder eine Förderung in Anspruch nehmen, sollten Sie die konkrete Situation Ihres Unternehmens gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung durchrechnen.