Neuverhandlung ohne Umzug: 150.000 € weniger Miet- und Flottenservicekosten pro Jahr
Eine Prüfung der Lager- und Flottenservice-Verträge deckte Konditionen auf, die bis zu 22 % über dem Marktniveau lagen. Die Neuverhandlung mit den bestehenden Vermietern und Servicepartnern brachte Einsparungen von rund 150.000 € pro Jahr, ohne Standort- oder Anbieterwechsel.
Zeit bis zum ersten Effekt: 5 Monate
Kontext
Der Kunde ist ein Logistikdienstleister, der ein Netzwerk aus vier gemieteten Lagerhallen in verschiedenen Regionen Polens verwaltet und Unternehmen aus den Bereichen E-Commerce und FMCG betreut. Innerhalb von acht Jahren verdoppelte das Unternehmen seinen Geschäftsumfang: Die Zahl der Standorte stieg von zwei auf vier, und die Distributionsflotte wuchs von rund 60 auf 120 Fahrzeuge. Die Mietverträge für die Lagerflächen und die Serviceverträge für die Flotte blieben in dieser Zeit praktisch unverändert. Sie wurden lediglich um die Inflationsrate angepasst.
Herausforderung
Die Geschäftsführung vermutete, dass die Miet- und Flottenservicekonditionen vom Markt abwichen, hatte jedoch weder die Zeit noch die Ressourcen, dies systematisch zu überprüfen und gleichzeitig Gespräche mit vier Vermietern und zwei Flottenservice-Anbietern zu führen, ohne das laufende Geschäft zu stören. Zudem befürchtete das Unternehmen, dass eine Neuverhandlung mit dem Verlust günstiger Lagerstandorte oder einer Verschlechterung der Beziehungen zu den Servicepartnern enden könnte.
Was wir festgestellt haben
Die Prüfung durch Grevo umfasste zwei Bereiche: einen Vergleich der Mietkonditionen an allen vier Standorten mit aktuellen Marktangeboten für Objekte derselben Klasse sowie eine detaillierte Analyse der Flottenserviceverträge: Stundensätze, Margen auf Ersatzteile, Rabattschwellen. An drei der vier Standorte lag die Miete 15–22 % über dem Marktniveau. Die Mengenrabatte für den Flottenservice waren bei einer Flotte von 60 Fahrzeugen festgelegt und trotz deren Verdoppelung nie aktualisiert worden. Das Unternehmen zahlte, als hätte es noch die Hälfte der aktuellen Flotte.
Was wir vorgeschlagen haben
Für jeden Standort und jeden Servicepartner erstellte Grevo separate Verhandlungsunterlagen mit konkreten Referenzpunkten: dem Marktpreis, Angeboten für Neumieter derselben Objektklasse sowie einer Berechnung des tatsächlichen Flottenvolumens. Das Grevo-Team führte die Gespräche mit den Vermietern und Servicepartnern im Namen des Kunden.
Umsetzung
Die Neuverhandlungen wurden auf zwei Phasen aufgeteilt: zunächst die Mietverträge, abgestimmt auf die jeweils nächsten Verlängerungstermine der einzelnen Standorte, danach die Flottenserviceverträge, die zusammen mit der Aktualisierung des Fahrzeugvolumens neu verhandelt wurden. In keinem Fall wurde der Lagerstandort oder der Servicepartner gewechselt.
Ergebnis
Die Mieten sanken durchschnittlich um 18 % an den drei Standorten mit der größten Marktabweichung. Bei den Flottenserviceverträgen sank der Stundensatz um 12 %, und die Rabattschwelle für Ersatzteile wurde auf das aktuelle Fahrzeugvolumen umgerechnet. Die gesamte jährliche Einsparung belief sich auf rund 150.000 €, bei Beibehaltung aller bisherigen Standorte und Anbieter, ohne Unterbrechung der Kundenbetreuung des Unternehmens.
„Wir hatten Angst, dass eine Neuverhandlung des Mietvertrags das Risiko eines Umzugs oder den Verlust unseres langjährigen Servicepartners bedeuten würde. Am Ende sind wir in denselben vier Lagerhallen geblieben, mit denselben Servicefirmen. Geändert haben sich nur die Konditionen in den Verträgen.”
— Finanzdirektor, Logistikdienstleister (3PL)
Eingesetzte Leistungen
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