Dreimal so großes Einkaufsvolumen, dieselben Verträge wie vor fünf Jahren
Eine Einkaufsprüfung zeigte, dass der Distributor nach Preislisten abgerechnet wurde, die bei zwei- bis dreimal geringerem Bestellvolumen ausgehandelt worden waren. Eine Neuverhandlung stellte die Marge wieder her und vereinheitlichte die Zahlungsfristen bei den wichtigsten Lieferanten.
Zeit bis zum ersten Effekt: 5 Monate
Kontext
Fünf Jahre lang wuchs das Unternehmen in einem Tempo, das in der Distributionsbranche selten anzutreffen ist. Aus vier Niederlassungen wurden elf, der Umsatz stieg auf mehr als das Doppelte. Angetrieben wurde das Wachstum durch neue Standorte und eine wachsende Kundenbasis, nicht durch die Neuverhandlung von Einkaufskonditionen. Die Rahmenverträge mit den wichtigsten Lieferanten, die in einer frühen Wachstumsphase unterzeichnet worden waren, blieben unverändert.
Herausforderung
Im Unternehmen war niemand formell für die regelmäßige Überprüfung der Handelskonditionen mit den Lieferanten zuständig. Neuverhandlungen wurden als Ad-hoc-Maßnahme behandelt. Die Geschäftsführung vermutete, dass das Unternehmen beim aktuellen Bestellumfang bessere Konditionen verdient hätte als die einige Jahre zuvor ausgehandelten, verfügte jedoch über keine Daten, um dies für jeden Lieferanten einzeln zu beziffern.
Was wir festgestellt haben
Die Einkaufsprüfung von Grevo umfasste drei Jahre Bestellhistorie bei acht Schlüssellieferanten, die zusammen für ca. 65 % des Warenwerts der Einkäufe des Unternehmens standen. Der Abgleich des tatsächlichen Bestellvolumens mit den in den Verträgen festgelegten Rabattschwellen zeigte, dass das Unternehmen bei sechs von ihnen die Schwelle für den höheren Rabattsatz seit Langem überschritten hatte, teils um das Zwei-, teils um das Dreifache. Die Zahlungsbedingungen waren dabei stark uneinheitlich: zwischen 21 und 45 Tagen, ohne Zusammenhang mit dem Volumen oder der Dauer der Zusammenarbeit.
Was wir vorgeschlagen haben
Grevo erstellte für jeden der sechs Schlüssellieferanten ein eigenes Verhandlungsdossier: die Bestellvolumenhistorie, einen Vergleich des aktuellen Rabattsatzes mit der Schwelle, für die das Unternehmen tatsächlich qualifiziert war, sowie einen vorgeschlagenen einheitlichen Zahlungsstandard von 60 Tagen. Die Reihenfolge der Neuverhandlungen wurde vom Lieferanten mit dem größten Einkaufsanteil zum kleinsten festgelegt.
Umsetzung
Das Grevo-Team führte die Gespräche gemeinsam mit dem Einkaufsleiter und der Geschäftsführung und stützte die Argumentation ausschließlich auf die Einkaufsdaten des Kunden. Bei den drei größten Lieferanten erwies sich allein das Bestellvolumen als ausreichendes Argument für den Wechsel auf die höhere Rabattschwelle. Die Neuverhandlung der sechs Rahmenverträge wurde innerhalb von fünf Monaten nach Beginn der Prüfung abgeschlossen.
Ergebnis
Die Neuverhandlungen brachten bei den sechs Schlüssellieferanten einen durchschnittlichen Anstieg des Einkaufsrabatts um 2,1 Prozentpunkte, was beim aktuellen Einkaufsvolumen Einsparungen von rund 420.000 € pro Jahr entspricht. Alle Schlüssellieferanten wurden auf eine einheitliche Zahlungsfrist von 60 Tagen umgestellt, wodurch einmalig rund 1 Mio. € Betriebskapital freigesetzt wurden. Die aktualisierten Verträge enthalten einen Mechanismus zur automatischen Überprüfung der Rabattschwellen alle 12 Monate.
„Wir sind von vier Niederlassungen auf elf gewachsen, also bin ich davon ausgegangen, dass sich die Konditionen bei unseren Lieferanten mit uns mitentwickeln. Die Prüfung zeigte, dass wir bei sechs Schlüssellieferanten zwei- bis dreimal mehr einkauften als die im Vertrag festgelegte Rabattschwelle, und das hatte vorher niemand berechnet.”
— Finanzdirektor, Distributor für technische Artikel
Eingesetzte Leistungen
Wir prüfen gerne, ob Ihr Unternehmen ein ähnliches Potenzial hat.
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